Consigli per riunioni di lavoro smart

Ci avviciniamo alla fine dell’anno: per aziende e professionisti è tempo di bilanci sul passato e programmi per il futuro. Ci si affretta allora a fissare meeting con i propri collaboratori per confrontarsi e prendere decisioni. Ma per far sì che una riunione di lavoro sia davvero utile ed efficace, ci sono alcune cose da considerare, che riassumiamo di seguito.

Giorno, orario, durata

Non esistono orari o giorni migliori in assoluto, perché dipende da vari fattori come ad esempio la disponibilità dei partecipanti. In linea di massima è preferibile organizzare i meeting a metà mattina, dopo aver smaltito le incombenze più urgenti, evitando se possibile il lunedì e il venerdì.

Fissare la durata è fondamentale: non più di 60 minuti, con pochi punti precisi, chiedendo ai partecipanti la massima puntualità e attenzione. Se non si riesce a finire in tempo, è bene fissare un’altra riunione o risolvere i dubbi con le singole persone in separata sede.

Luogo

Innanzitutto, le riunioni vanno fatte in una sala apposita e non dove capita (alla macchinetta del caffè, nell’ufficio del capo, o altrove). Poi è importante considerare il comfort dello spazio scelto. La sala deve avere un’adeguata illuminazione e climatizzazione, sedute comode, e le necessarie attrezzature (videoproiettore, lavagna ecc.). Un ambiente disordinato e con un design “sciatto” può influire negativamente sulla produttività delle persone.

Organizzazione e gestione

La riunione deve avere sempre un ordine del giorno, da inviare anticipatamente ai partecipanti così che si possano preparare. I punti della scaletta devono essere chiari e divisi in ordine di importanza.

Ci dev’essere una persona che gestisce e coordina il meeting. Infine, per evitare distrazioni, è bene lasciare fuori dalla sala riunioni cellulari e computer.